Data-contabila-vs-data-factura-data-document.
Factura electronica conform art.319 Cod Fiscal 2017
Vezi si norme de aplicare pentru Factura electronica conform art.319 Cod Fiscal 2017
Despre Posting date (accounting date) versrus Invoice_date sau pe romaneste data contabila versus
data document am urmatoarele observatii.
Continutul original ref. la [data contabila] a fost scris in decembrie 2016 (ian 2017) cand ne chinuiam
cu noua varianta de atunci a declaratiei [D394].
Informatia este aplicabila si azi cand ne ocupam cu noua declaratie D406 (Saf-t).
Vezi info despre D406/saf-t aici:
Despre stadiul proiectului declaratiei SAF-T D406 aici https://www.homecont.ro/declaratia-d406-saf-t-fisierul-standard-de-control-fiscal.htm
Am scris aceasta sectiune langa materialul despre D394 deoarece în ultimii ani
am avut mai multe discutii pe aceasta tema cu mai multe persoane de la firmele cu care sunt in contact.
Culmea este ca: majoritatea "actorilor" mai detin pe acasa câte un program de contabilitate din clasa small busines (vezi mai jos) altul decit ERP-ul cu care lucreaza la servici si culmea:
mai toti “se faceau ca” nu cunosc raspunsul corect.
Incep cu un exemplu: Data contabila "bate" data documentului în cazul în care factura e din 19.12.2016 iar eu din diferite motive imputabile mie sau furnizorului o bag în contabilitatea mea la 15.08.2017.
Desi aceasta abordare este împotriva principiului "independentei exercitiului”
atât a exercitiului lunar (12 fractiuni omogene) precum si a celui multi anual,
legea permite acest lucru si spune ca documentele se înregistreaza în contabilitatea mea atunci când eu le constat (indiferent a cui e vina).
Eu am constatat la 15.08.2017 si atunci o operez. In acel moment (15.08.2017) documentul produce cele doua efecte importante d.p.d.v al statului precum si efectele ce tin de relatia între parti:
1. Efectul deducerii de TVA (de asta în D394 în 2017 sunt sectiuni cu procenti 20% + 24% - ramasite ale altor perioade);
2. Efectul deducerii unor cheltuieli ce diminueaza impozitul pe profit;
3. Efectul juridic civil al recunoasterii prestatiei prin inregistrarea în registrul Jurnal General (ala de se snuruia la Circa Financiara);
4. Efectul platii si al datei scadente (acestea probabil fiind desuete la momentul 15.08.2017); (Ramane ca eu contabil sef sau director economic sa justific oportunitatea si legalitatea
inregistrarii la acea data. Sa nu uitam ca putem fi intrebati atat de organele de control
dar si de actionarul majoritar.) Comentariu:
Toate au la baza data_contabila adica data pivot ce face legatura între fisa de cont si
Registrul Jurnal General (momentul înregistrarii la mine) si f. important data înregistrarii în jurnalul auxiliar numit: Jurnal de cumparari - aici ne aflam noi majoritatea care detinem un soft de contabilitate (fie mic sau ERP fiindca metoda folosita este contabilitatea pe jurnale auxiliare.
Totusi ca exceptie anumite softuri contabile atât din clasa small business (CIEL, SAGA, Winmentor) cât si cele din clase superioare au doua variante de lucru în acest caz:
1. Softuri superioare - aici se încadreaza cei ce detin un ERP:
Exista trei sau patru date simultane la introducerea documentului data_document, data contabila, data operarii + data_scadentei în ecarnul de introducere factura furnizor.
Aici se creaza sau exista rapoarte si interogari speciale independente pe baza celor trei/patru date.
Jurnalul de cumparari contine însa doar data_contabila chiar daca în formatele care circula pe piata scrie (Data Document).
2. Softuri mai mici - cu posibilitati de gestiune si interogare reduse:
Exista doar un singur câmp numit data_înregistrarii si un câmp de observatii sau anexe în care contabilul înregistreaza ca OBSERVATIE diverse lucruri printre care si data_reala_document.
Jurnalul de cumparari contine numai data_contabila dar poate avea un marker de atentionare ca documentul respectiv este din trecut (din alta luna / alta perioada contabila).
Suplimentar aici unele au trimiteri catre sectiunea de exceptii/regularizari în D300 altele nu au.
O alta exceptie care este tolerata de autoritati si a intrat în cutuma contabila fiind bazata pe fapte juridice obiective este data documentelor ce apartin deconturilor cu delegatiile în care multe documente (hotel, benzina etc...) au luna prestatiei documentului la 1 luna distanta de data contabila fiindca salariatii nu au putut aduce în timp util decontul la contabilitate.
Aici exista variatiuni pe delegatii în strainatate.
In concluzie data_document trebuie tratata asa:
- denumirea de data_document este valabila în J de vânzari unde datele sunt aproape 1:1.
- In jurnalul de cumparari datele pot fi diferite (data_contabila/data_doc) si atunci în data_document apare de fapt data_contabila.
Observatii si completari:
Toate aceste jonglerii se faceau în trecut pentru a evita desincronizarile între D394, D300, J de Cumparari si Registrul J General precum si fisele de cont la 4426/4427. Folosirea datei contabile permite mentinerea documentelor sincronizate.
